Общий отдел

Общий отдел

Основные функции

  • Осуществляет прием, регистрацию, копирование, выдачу исполнителям поступивших в учреждение документов (независимо от формы их поступления – почтовой или курьерской почтой, электронной связью) регистрацию и отправку адресатам исходящих писем.
  • Осуществляет прием, регистрацию, доведение исполнителям указаний, приказов директора, служебных записок.
  • Контролирует соблюдение Инструкции по делопроизводству и установленного порядка прохождения документов, поступающих в Учреждение и исходящей корреспонденции Учреждения.
  • Осуществляет методическое руководство в организации делопроизводства структурных подразделений Учреждения.
  • Обеспечивает оперативное информирование руководства Учреждения  о ходе выполнения отдельных документов.
  • По указанию директора учреждения разрабатывает проекты распорядительных, организационно-методических документов по вопросам делопроизводства.
  • Разрабатывает проект  сводной  номенклатуры дел и представляет его на утверждение директору учреждения, оказывает консультационную и методическую помощь в составлении номенклатуры дел структурным подразделениям.
  • Формирует архивный фонд, обеспечивает учет и архивное хранение документов (дел).
  • Осуществляет контроль за формированием, хранением и использованием дел в структурных подразделениях Учреждения.
  • Оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Учреждения.
  • Организует работу постоянно действующей экспертной комиссии и комиссии по уничтожению документов, утративших практическое значение, и дел, не подлежащих  длительному хранению.
  • Организует учет письменных обращений граждан, поступивших в Учреждение, осуществляет контроль  за   их  своевременным  и  полным рассмотрением.
  • Осуществляет регистрацию, учет, хранение документов и дел с грифом «Для служебного пользования», проверку и  контроль соблюдения правил работы с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования».
  • Предоставляет информацию справочного характера исполнителям о прохождении и состоянии рассмотрения  переданных ими документов для визирования, регистрации и отправки.
  • С разрешения директора учреждения предоставляет выписки или копии документов, находящихся на архивном  хранении, в соответствии с запросом  сторонних организаций, юридических и физических лиц.
  • Организует внедрение новых современных методов и приемов работы с документами.